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文書管理

DATA STORAGE

電子化サービスComputerization service

電子化サービス

文書の検索性の向上、情報の共有化促進、省スペース化とさまざまなメリットが期待できます。
また、光ファイル変換、ポジ ・ ネガフィルム ・ マイクロフィルムの電子化などオフィスのニーズに応える豊富なオプションをご用意しています。

データ変換フロー

データ変換フロー

電子ファイル化サービスフロー

電子ファイル化サービスフロー

目的とメリットThe purpose and the merit

紙情報の悩み事。こんなお悩みございませんか?

目的とメリット

OMS電子化サービスで全て解決!

電子化・スキャニングの目的

企業の財産となる情報の活用において、文書ライフサイクル全体を通したマネジメントが不可欠になっています。
そこで重要になるのが、「文書情報マネジメント」という考え方です。これは文書の発生、活用、保管、保存、廃棄に至るライフサイクル全体を通して、有効に活用するための手法です。
紙媒体の電子化は、この文書情報マネジメントをより効果的に実現出来る手段です。

3つの目的

  • リスク管理
    情報共有化によるリスクの早期解決、情報の機密性の強化、過失不正の防止、災害等への対応力向上
  • 企業競争力の強化
    コンプライアンスへの対応と信頼性の向上、顧客満足度の向上、ペーパーレスによるエコへの貢献
  • 業務コストの削減
    作業効率の向上と作業人件費の削減、保管コストの削減

OMSで電子化をするメリット

merit 1

無駄なデータ化はしない

電子化は、使用頻度の高い物や、劣化が進んでは困る物に限定して、使わないが捨てられない紙媒体は、OMS保管。低予算で電子化が実現出来ます。
merit 2

効率の良い空間提案

電子化をすることにより、保管スペースを削減して、目的に合わせたオフィスレイアウトのご提案もいたします。
merit 3

整理からお手伝いいたします

電子化をしたいが箱詰されているだけで整理が出来ていなければ、文書ファイリングデザイナーが、実際の整理作業をお手伝いいたします。
merit 4

高度なセキュリティ

文書保管を行っているデータストレージセンター内で作業を行います。24時間監視システムはもちろん、入退室管理を万全に行っていますので、情報漏えいの心配なく電子化いたします。
merit 5

原本はそのまま保管

文書保管センターにて電子化いたしますので、お預かりした原本は、そのまま保管が可能です。
merit 6

安全な廃棄処理

電子化作業が終わり不要になった紙媒体は、溶解処理いたします。処理後は廃棄証明書を発行しますので最後までご安心いただけます。
merit 7

出張電子化サービス

ご要望に合わせて、御社にお伺いして機器の手配から作業までいたします。

事例紹介Case introduction

総勘定元帳

  • 総勘定元帳
  • 状態

    ・A4カラー 1990年度作成 使用頻度は少ないが捨てられない。

    ご要望

    ・科目、金額が判別出来、検索したい。

  • 納品形式
  • 納品形式

    ・PDF モノクロ 300dpi 検索機能(OCR)をつけて納品

図面

  • 図面
  • 状態

    ・A1製本 CADデータ以前の物でデータ化されていない。
    ・紙なので劣化も進み、数字が読みづらくなっている。

    ご要望

    ・大きな書類で場所をとってしまっているので電子化したい。
    ・線や数字が読めないと困るので高い解像度でやって欲しい。

  • 図面
  • 納品形式

    ・TIFF モノクロ 400dpi
    ・図面は汎用性の高いTIFF形式を採用。
    ・色はモノクロだが、線が読み取りやすい様に400dpiで納品。

アルバム

  • アルバム
  • 状態

    ・L版4枚を1ページにした物。ネガも無く現物のみで黄ばみが出ている。

    ご要望

    ・思い出をデータ化して、電子アルバムやHP等に使いたい。

  • アルバム
  • 納品形式

    ・Jpeg カラー 300dpi
    ・加工し易いJpeg形式、カラーにて納品。

フローと費用Flow and cost

文書の電子化サービスの流れ

文書の電子化サービスの流れ

※ スキャニング後の原本は、お客様にご返却・弊社倉庫でお預り・廃棄の3通りのケースがございます。

サービス概要

お客様との事前調査やヒアリングを通して、お客様のニーズを確認し、必要なサービス内容を決めていくことになります。

通常サービス

区分 サービス内容
原稿サイズ 名刺大からAOサイズまでを読み取り可能です
色のスケール モノクロ、カラーを選択できます
カラーの階調の選択が可能です
紙質 配送伝票の写しのような、薄い紙もお受けいたします
原稿送り 自動送り方式と手差し方式の2通りがあります
製本原稿 裁断可能か否かによって原稿送りの方法が変わってきます。原稿送りの方法によって価格が変わってまいります
ファイル形式 通常はPDF形式を採用しています。なおJPEG、TIFF、その他一般的なソフトには、標準で対応することができます
白紙スキップ 原稿の中に白紙が混入している場合は、読み飛ばします
解像度選択 150dpi~400dpiの範囲の中から選択ができます
サイズ違い サイズ違いの原稿が混入していても、読み取ります

オプションサービス

区分 サービス内容
OCR添付 スキャンした文章の文字部分にOCRで認識した透明テキストを貼り付けます
ファイル名登録 読み込んだファイルに対してファイル名を登録します
編集・構成 ファイルの階層登録や目録を編集します
裁断 ブック物の製本部分を裁断し、バラバラにするサービスです
再製本 バラしたブック物を、もとの状態に製本するサービスです
穴消し ファイル用の丸や角のパンチ穴の影を消します
枠消し 読み込んだ文書のエッジの黒枠を消します
バーコード認識 バーコードやQRコードを読み取り添付します
管理ナンバー認識 特定の様式の特定の箇所に付されている、管理ナンバーを認識し読み込みます
カウンター登録 読み込んだPDFに管理用の連番を登録します

文書の電子化サービスの流れ

紙媒体の保管状況やサイズ、運用方法によって料金が変わりますので、御社の状況をお伺いして、お見積りをご提示します。まずは、お気軽にお問い合わせください。

  • 受付時間:平日10~18時

    03-3434-6451

    03-3434-6451

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