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文書管理

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導入効果・メリットThe introduction effect and the merit

導入効果・メリット

文書管理サービスを導入することで、オフィスの省スペース化や文書の保管・管理コストの削減、セキュリティの向上といった効果を得ることが出来ます。

オフィススペースの有効活用

オフィススペースの有効活用

オフィス内の文書の占有率にお気づきですか?

オフィス内の文書を整理することで、新たなスペースが生まれ、増員や組織変更への対応、リフレッシュコーナーの新設といったことが可能になります。

オフィススペースの利用状況

オフィススペースの利用状況

一般的なオフィスのスペース利用状況は右の通り。文書保管什器占有スペースが全体の約1/3を占めていることがわかります。

文書整理の目標値

文書整理の目標値

右のような割合で整理することが理想的であるといわれています。

導入後の効果

・リフレッシュコーナーの新設
・社内コミュニケーションの活性化
・OAコーナーの集約
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オフィスのスペースコスト削減

オフィスのスペースコスト削減

文書の保管にお金をかけすぎていませんか?

活用頻度の低い文書をオフィス外へ保管することは、文書の検索性を高め、オフィスワークの効率化にも貢献します。これまで活用頻度の低い文書に占められていたスペースが、オフィスの次の活力を生み出すスペースへと変貌します。

文書整理の目標値

文書整理の目標値

導入後の効果

人件費の削減

人件費の削減

書類さがしに多大な人員と労力をかけていませんか?

文書の安全かつ効率的な運用管理を行うためには、文書庫などのスペース確保はもちろんのことそれ相応の人員と労力を割かなければなりません。これらは長期間にわたり多額な固定経費を必要とします。

書類探しについやす人件費

書類探しについやす人件費

ファイリングルールが確立していないオフィスでは、必要な書類の検索にムダな時間がかかったり、結局一日中探してもみつからないということもあります。この「書類さがし」の時間も大きなロスになります。
例えば、書類さがしに1日30分の時間を費やすとすると、年間200日としても、100時間はムダな時間を浪費していることになります。

ファイリングルールの策定・運用と専門書庫の導入により、文書の共有化を実現し、文書事務に関わる人件費を大幅に削減することが可能になります。

ペーパーワークコストの分析

ペーパーワークコストの分析

オフィス内でのペーパーワークに費やすコストは右図のようになっており、人件費が全体の約7割を占めていることがわかります。

導入後の効果

・書類検索時間の大幅な短縮
・重複文書の回避
・文書の共有化によるナレッジ効果
・コアワークへの集中
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セキュリティレベルの向上

セキュリティレベルの向上

情報漏洩対策は万全ですか?

連日報じられている、個人情報や機密情報の漏洩事件。これを犯した企業が被るマイナスは、コスト面、イメージ面ともに非常に大きいものとなります。

漏洩の原因

漏洩の原因

情報漏洩の多くは、ハッキングなどの外部要因ではなく、内部の人間による紛失・置き忘れ、盗難などに起因しています。

漏洩の原因

漏洩の経路

漏洩の経路

情報漏洩の経路は紙媒体が4割以上を占めています。

漏洩の原因

導入後の効果

・外部倉庫への物理的な隔離
・適切な廃棄ルートの確保
・セキュリティレベルUP!!
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