文書の安全かつ効率的な運用管理を行うためには、文書庫などのスペース確保はもちろんのことそれ相応の人員と労力を割かなければなりません。これらは長期間にわたり多額な固定経費を必要とします。

ファイリングルールが確立していないオフィスでは、必要な書類の検索にムダな時間がかかったり、結局一日中探してもみつからないということもあります。この「書類さがし」の時間も大きなロスになります。
例えば、書類さがしに1日30分の時間を費やすとすると、年間200日としても、100時間はムダな時間を浪費していることになります。

ファイリングルールの策定・運用と専門書庫の導入により、文書の共有化を実現し、文書事務に関わる人件費を大幅に削減することが可能になります。