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出戻りくんのひとりごと (4)

今回のお題は「ファイリングシステム」
身のほどをわきまえず、大きく出てみた。
かた~い内容で、睡魔が襲うかもしれませぬが、しばしお付き合いのほどを。
で、「ファイリングシステム」って?
ファイリングのバイブルと言われる三沢仁先生の著書「ファイリングシステム」での定義は、「組織体の維持発展のために必要な文書を、その組織体のものとして必要に応じ即座に利用し得るように組織的に整理・保管し、廃棄に至る一連の制度」


OMSでも取り組んでいる検定、(社)日本経営協会の「ファイリングデザイナー検定」のテキストには「文書の私物化を排除して、文書の共有化をはかり、事務室や文書庫に氾濫している不要文書を廃棄するシステムを構築して維持すること」とあり、さらに具体的な方策が記されています。
(12月5日、OMS期待の若手が上位級を受験、結果は来年のお楽しみ!)
シンプルに(我流で)解釈すると「整理整頓」
整理:必要な書類かどうかを見極めて、いらないものは捨てる
整頓:必要な書類は使いやすい適度な量でまとめて、見つけやすく分類して並べる。
この後に「清潔」「清掃」「しつけ」という維持に関する言葉が加わると5S。
じつにカンタンなこと。
なのに実際は・・・。
「整理整頓しなさ~い!」と言われても、その時だけ。続かない。
考えなければならないのは、ファイリングシステムが維持できない理由。
維持管理は導入より数倍難しいと言われています。
実際にどの会社も大なり小なりファイリングシステムを取り入れていますが、満足できる状態の会社はごく少数のように思える。
なぜ、維持が難しいのか?
単に根気が無いとか根性が足りん!ってこと?
面倒くさい。部下まかせで上司が協力してくれない(あるいはその逆)。引き継ぎがうまくいっていない。システムやルールが実態とかけはなれている(あるいは曖昧)。などなど原因はいろいろあると思いますが、モチベーションってのも軽視できないような気が・・・。
そもそも何のために、そして誰のためにファイリングをするのか?
その1.会社を、ひいては自分を守るため。
コンプライアンス、 ステークホルダーや消費者、関係者への説明責任、J-SOXへの対応、事業継続管理etc
その2.会社と自分達の職場を改善して、厳しい競争に勝ち残るため
情報の共有、ナレッジマネジメント、可視化、業務の効率化、スペースコストの削減スペースの有効利用、生産性の向上
おおむねこんな観点からファイリングシステムが提案され、多くの企業が必要性を理解し導入するが、なかなか定着しない。
根拠はないけど、実際にやるヒトがもっともっと共感、共鳴できないと難しいような。
「危機感」と「やれ!」だけだと、「こっちだって忙しいんだから」で終わっちゃうような。
そんな中(どんな中?)、今年6月「公文書管理法」が国会を通過。
国民の財産として、もっと国立公文書館への移管がスムーズになるしくみでなければという声も多いなか、とにもかくにも可決。(国立公文書館には「民間の文書」も寄贈できる)
そして、その前段の「公文書管理の在り方等に関する有識者会議 最終報告」の中に、胸に残るワードがありました。
・「未来に生きる国民に対する説明責任」を果たす貴重な共有財産
・アイデンティティ意識を高め、独自の文化を育む「知恵の宝庫」
・職員一人一人が「誇りを持って文書を作成」するしくみ
・作成した公文書に愛着を持ち、「堂々と後世に残せる」しくみ
「ルールだから」って言われてもなかなか意欲は湧かない。
でも、「こんな大きな意義があるんだ」って感じたら・・・。
民間企業の文書管理も同じなのでは?
(財)日本経営史研究所は隔年で「優秀会社史賞」を選考し表彰しています。
先日まで川崎市の「神奈川県立川崎図書館」では「優秀会社史賞受賞社史展」を開催していましたが、歴代の受賞者にはそうそうたる企業が。
社歴の長さも重要だと思いますが、文書を作るヒト、それを残すヒトが誇りを持って、しっかりした文書(記録)管理をしていなければ、他のヒトが見て「素晴らしい」と感じるような社史は出来ないのでしょう。
わたしたちが残していく文書や記録が、何十年後かの未来に「知恵」や「財産」として役立つ。
未来の社員が、わたしたちの文書で窮地を切り抜けたり、画期的な商品を開発したり。
そんな可能性が大いにあるのだと思えたら、地味だけど誇りを持って前向きに取り組めるのかも。
ファイリングシステムが維持できない、定着しない。
それは、モチベーションを高める「何か」が足りないということなのかもしれませんよね。
システムはどこまでいっても手段。
レコマネもファイリングシステムもあくまでも手段。
いつだって、やるのは「ヒト」なのですから。

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ホコリはらって、誇りを持って

T.A(営業2部)

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