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WEBシステムとは・・・

今年6月7日に、待望のWEBシステムの改良版を立ち上げることができました。
イメージとしてのWEBシステムって、
「インターネットを通じて情報のやりとりができる」というものでしょうか。
ウチでも通販やネットバンキングなど、インターネットは大変に重宝しております。
確かに簡単で、今や全国どこからでもアクセスできて、大なり小なり、みんな一度は使ったことがある(意識していなくても)というものなのでしょうね。


前置きはいいとして、OMSが開発したWEBシステムをご紹介します。
最大のポイントは「お客様の文書管理システムです」ってことであります。
前述のように、今やどこの会社でもホームページがあって、そこからその会社に連絡がつくって言う意味では、WEBシステムなのでしょう。
文書保管を生業とするお会社さんは、私の知っている限りではすべて「WEBシステムをご利用いただけます」と謳っています。 OMSの以前のシステムもそうでした。 
では何が違うのか?
これを読んでいただいている皆様<社内文書管理担当者様>が、どこかの文書保管サービスを利用されていて、WEBシステムも使っているとおっしゃる方。 お手元にExcelや手書きの台帳を使っていませんか?
これは”WEBシステム”の中の”オーダーシステム”を利用しているだけであって、業者側が便利だからこれを使ってくださいっていうだけのものです。 OMSの以前のシステムもそうでした。
OMSの新しいシステムは、Excelの台帳ごとこのWEBシステムで管理していただけます。 
それこそがOMSの果たす「お客様の文書管理システム」なのです。
具体的に申し上げましょう。
【①  文書保存箱にNo.をつけていませんか?】
もちろんOMSの新しいシステムも個別管理する上で番号付けはしています。でも番号に意味づけする必要なんかありませんので、自動で番号が付番されます。
中身の登録に注力してください。
【②  今のオーダーシステムで箱の中身をどれくらい管理できていますか?】
Excelや紙台帳を使う理由は、オーダーシステムでは箱の中身の管理までしてくれないから自分たちで情報を持って、照らし合わせなければならないからです。
いつ、誰が作った箱なのかの情報だけで検索して、その結果でオーダーができればいいのではないですか。
OMSの新しいシステムは箱の中の、ファイルの中の、タブに挟まれた文書ごとに登録(=三階層管理)が可能にしています。

【③  今預けている倉庫に、保存期限が切れているもの、近いものがありませんか?】
元々倉庫屋のストックビジネスです。預かっていれば儲かる仕組みですから、わざわざ早く棄てましょう、なんて事を進言しません。
OMSの新しいシステムは、お客様が6ヶ月先に廃棄すべき(保存期限満了)箱を、管理していただく事が目的で構築しています。
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【④  その文書、いつ誰が見たかご存知ですか? そもそも見る事を許可していますか?】
営業担当が人事の書類を見るなんてありません。 見ていい人と、ダメな人をキチンと区別しないと、社内秘の機密文書だって多くあるはずです。
OMSの新しいシステムは、「承認機能」をご利用いただいて、社内・外秘の漏洩を防いでいただきます。
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その他、お客様のオフィス内で管理される為の機能を多数ご用意しています。
是非、社内の文書管理方法を見直ししていただき、より管理されたドキュメントマネージメントをご提案いたします。
以上、PRでした。
S.N(営業本部)

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