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文書の電子化における「2:8(ニハチ)の法則」

 パレートの法則として知られる”全体の数値の大部分(これが8)は、全体を構成するうちの一部(これが2)の要素が生み出している”というものは、文書の電子化を考える際にも当て嵌めることができます。


 よく電子化したいとお考えのお客様からいただくのは、「昔の書類が紙でしか残っていないのでPDFにしておきたい」というお言葉です。昨年の大震災からでしょうか、企業のコンプライアンスを考えるひとつとして、リスクの分散=紙と電子情報の二重化=がテーマになっているものと思われます。それを否定するものではありませんが、安易に電子化するのも考えものではないでしょうか。
本当にその紙をPDFにする必要がありますか?
PDFって、いわば紙を写真に撮って残しておくもので、記載されている情報は、それだけでは”絵”に過ぎません。
本当はその紙に書いてある情報が電子として必要なのではないですか?
紙をスキャニングして活用するといっても、それは単に”見る”ということです。活用するには、少なくともその”写真”を検索ができることが最低限必要です。検索するには ①ファイル名を系統立てる ②ファイルにキーワードを付与する 事が必要になります。
一昔前に比べ、OCR(光学式文字読取)技術が進歩したといわれますが、スピードが上がっただけです。所詮は機械が判断するもので、完全とはほど遠いものです。やはり人が目で見て、判断して、入力することには敵いません。コストがかかるということです。
==紙情報を活用できる電子情報にするには、相当なお金がかかる==
前の質問に戻って、本当にその紙を<高額な費用を使って>PDFにする必要がありますか?
「2:8(ニハチ)の法則」を用いたのは、お客様に安易に電子化することを考えてほしくなく、10,000枚の書類があった場合、2,000枚がアクティブ(活動的)な状態であるということ。 電子化を、もったいないお化け の為に行うのではなく、お客様が積極的に企業活動を行っていただくツールにしていただきたいと考えます。
そうは言ってもリスクマネジメントが・・・
では、今電子化を考えている紙が無くなってしまった場合、御社にどれだけのリスクとなりますか? またその箱の中に、無くなって困るものと、それほどでも無いものが区別できますか?
正しいリスクマネジメントは、リスクを分類することです。何がリスクで何をセーブしなければいけないのか。そうしないと・・・話が脱線してしまいましたので、元にもどして・・・
10,000枚の内、2,000枚がアクティブ。さらにはその2,000枚は古いものではなく比較的新しいものでしょう。お客様には是非新しいものから電子化することをお薦めします。企業活動の80%は今動いている20%の書類で進んでいる、ということです。残り80%の書類は、コストと時間を考えながらでもいいのではないでしょうか。
繰り返しますが、私は決して電子化を否定する者ではありません。より有効的に電子化技術を活用していただきたい思いから(老婆心的なところもありますが)申し上げています。
では次回は活用するための技術的なことを書いてみましょう。
営業 S.N

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