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【現場日記・3】

今まではオフィス移転にかかる現場日記を書いていましたが、今回は少し違った現場日記を、と思います。
弊社のサービスにはオフィスデザイン文書保管の二つのサービスがあります。


今から10年ぐらい前ですが、ある会社から倉庫のラック工事の話がありました。
現調に行って見ると地下倉庫は大変な事になっていました。
30坪程度ある倉庫のラックに書類が収まらずに使用していない駐車場にまで書類があふれている状態でした。
イメージがわかないと思うのですが、床が5m×5mで高さ1mぐらい書類が山積みになっていました。
当然駐車場にまで書類があふれていると言うことは、倉庫の中もラックに書類が収まらず床に直接置かれ、人が通るのもやっとで、奥の方までたどり着けずに戻ってきました。
その後の打合せで、ラックの話の前に、まず書類整理の話をしましょうと言うことで持ち帰りました。
次回の打合せからは、いかにして無駄なスペースなくし、スペースコストを抑えるかという話に内容が変わり、最初は担当レベルの話でしたが、話も次第に大きくなり、管理本部長がプロジェクトリーダーとして動き、全社的な話まで進展しました。
まずは倉庫・駐車場にどの書類があるのか、また書類の保管年限の設定等を社内でルール作りをしてもらい、2年分は倉庫内に保管し、その後はOMSの文書保管に移管するという形で収まりました。
話はそれていましたが、ラックの話も生きていて、大まかな物量が見えてきたところで、倉庫のレイアウトプランに入りました。
2年分の書類を保管しなければいけないため、今回は可動ラックでうまくスペースを有効に使って書類量を確保し、何とか承認までたどり着きました。
次に不要書類の選別を行い、まず1回目の書類廃棄を行いました。
(ちなみ1回目で既に4t車2台分の量にまでなりました・・・)
そこでやっと倉庫・駐車場が少し見渡せるようになり次のステップに移ります。
付帯サービスで、まず、保存箱への書類の梱包作業、登録No.の設定および廃棄・保存年限の設定、最後は書類の転記作業までを行いました。
これが非常に大変な事で、この転記作業だけで2週間ひたすら行っていました。
転記が終わったものからOMSの倉庫に移管し、作業スペースを確保しながらまた転記を行う、というイメージです。
その当時は完全にOMSの人間ではなくその会社の社員と同じ感じになっていました。
お昼になると、お昼食べに行こうなんて誘ってもらったり、また3時になると、お茶しようなんて差し入れもしてもらって、今思い返せば結構よくしてもらったな~と思います。
少し話はそれましたが、まだまだ続きがあります。
今度は倉庫内の書類を、一旦仮で逃がしてのラック工事で、これも1週間工程の作業で、その間に、倉庫内に重要書類専用のスペースで間仕切り工事もありました。
倉庫の中の照度がなく暗いエリアもあり、そこで照明の増設工事も急遽行いました。
倉庫が完成したところで、今度は仮逃げしていた書類の戻し作業に入ります。
どの棚に何年度の書類が入っているか、分かるようにレイアウト上に情報を記載し、
実際のラックにも見出しをつけてわかりやすくして、書類を戻しました。
最後に最終の見直しを行い、書類廃棄と転記・移管を行って工事完了になりました。
このプロジェクトで約3ヶ月間のスケジュールになりました。
何か大変なのかな~と思うだけかもしれないので、転記した箱数だけこっそり教えます。
約2,000箱の転記を2週間かけて行いました。書類廃棄の物量も、トータルで4t車5台分にまでいきました。(これって全然こっそりではないですね・・・)
本当に色んな事をさせてもらった貴重な経験だと思っています。
最近は、オフィス移転やオフィスレイアウトがメインになっていますが、以外と書類保管だけでなく、転記および整理作業までと言った話もおもしろいですよ!
他の会社だとオフィスだけになってしまったり、もしくは文書保管だけという形で、
両方の業務ができるなんて言うのは、OMSだけかなと思っている今日この頃です。
でも本当の意味での終わりはまだこれからです。
あれ~何か前のブログも同じだったような???
プロジェクトメンバーと気の合う仲間で集まり打ち上げ!
これが終わらなければ、本当の意味での終了は無いかな・・・と思っています。
何にせよビールを一気に飲み干し、その後は黒ジョカで締めっと言った感じです。
(本当はそれだけのために仕事してたりして・・・)
それではまた来週!
Y.A(営業1部)

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