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電子化の目的

6月に入りそろそろ梅雨の時期に突入しますね。
みなさま、いかがお過ごしでしょうか。
新入社員の方々もそろそろ慣れてきた頃でしょうか。
話は変わりますが、先だって義父の80歳のお祝いに都内のホテルで食事会を開きました。
その際誰でも、何処で会をするのか、交通手段は、どのような料理にするのか、金額はなど情報を必ず調べますよね。
そのような情報がなければいつまでたっても決まらず、また最終判断を誰が何時するかなど予定も定まりません。
企業も同じで、方向性や行動を定めるためには、目的を持って情報を収集整理し、分析した情報を有用な形に加工することが不可欠です。


■紙文書の電子化をする目的・付加価値は、業種・業態など置かれている環境で異なってきます。
1. 情報のデータベース化・共有化
2. 情報の確認・決定プロセスの向上
3. 情報のバックアップ・情報劣化の防止
4. 情報セキュリティの強化・機密性の確保
5. 紙文書量の削減・スペースセービング
6. オフィス改革・従業員の意識改革
7. 情報の継承・情報の活性化
8. 情報発信・伝達・検索のスピードアップ など
文書は各企業における資産であり、BCP対応も含め適正に管理する必要があります。
■過去の電子化を実施したケースとしては、スペースセービングと検索性の向上を目的とする場合が多いですね。
『ペーパーレス化を推進しているが、どうしても紙で出力する文化の利便性を優先してしまう』結果、電子化する必要性を感じながらも、業務の忙しさから紙文書の整理までは手が回らず、机の上などに山積みになっている光景も目にします。よくわかります。確かに便利です。但し、動態から休眠になった多くの紙文書から特定の文書を探し出すのはどうでしょう。経過とともに閲覧頻度は減少していくとはいえ、いずれ保存・保管・廃棄など対応をしなければなりません。
検索を視点にした場合下記のようなご経験はありませんか。
例えば、ユーザーからの問い合わせの際に素早く対応できなかった。
○ ファイリングされている文書をキャビネや書庫(階上下)に探しに行く。
○ 探してもらう。
○ 管理している担当者が不在。何処にあるかわからない。
○ 管理が属人的で依頼しにくい環境。など
目的とする文書を探し出す時間のロスや精神的負担など電子化で軽減できます。
文書情報が膨大になればなるほど、本当に必要な情報が何であり、それをどのように活用するかが問われてきます。重要なのは目的を設定し、電子化の有効性を判断し活用することです。
人材の流出・流動化など環境変化に対応すべく、OMSでは文書の保存・保管・集配・電子化から廃棄までワンストップでトータルサポートしております。
川崎データセンター 電子化チーム S

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