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OMSのPマーク

個人情報の管理が厳しくなる一方の今日この頃。先日、私の父は病院でこんなことがあったそうです。知人のお見舞いの為、とある病院へ。部屋の番号は受付で聞けばいいや、と出かけました。ところが、個人情報保護ということで部屋の番号は教えてもらえなかったのです。仕方なくそのまま帰るハメに…。(ちなみにお見舞いのお菓子は私のおやつになりました♪)


弊社は今年初めにプライバシーマークを取得しました。私はその際、事務局となり、社内の窓口として働きましたので、個人情報管理の厳しさ、大変さはとても理解できます。取得までの話はまた別の機会にじ~っくりお話しますね。(原稿は作成中)
業務の中にどうやってこの認証を生かしていくのか…まず思いつくのが取引の契約時。苦労した甲斐があって「プライバシーマーク」の威力は絶大です。企業が個人情報に関するものを外部に委託する際は委託者の選定を行います。プライバシーマークを取得している企業では必須事項。その時、これが水戸黄門の印籠のように登場!お客様の審査はスムーズに進みます。これは「企業が適切に個人情報を管理していますよ」という信頼の証ゆえです。
弊社の業務はオフィスのトータルプロデュース。主な業務はオフィスデザイン文書管理。それに伴うサービスも細かく提供しております。
オフィスデザインでは勿論、レイアウト図面の作成を行っています。図面には座席部分に個人の名前が記されます。会社名と図面で個人が特定できてしまうので立派な個人情報です。それと合わせて、図面自体が元から社外機密であるので絶対に漏洩しないよう細心の注意を払っています。
文書管理に関してはダンボールに入った書類をお預かりしています。ダンボールに付けた番号と簡単な標題のみの管理を行っているので中身に関してはタッチしていません。しかしながら、ダンボールの中身には機密書類も少なからずあることでしょう。重要な文書でなければわざわざお金を払ってまで倉庫に預ける必要性もないですからね。
プライバシーマークを取得する際、弊社は自分たちが持っているツールを最大限に生かしました。
まずはオフィス部門によるレイアウトの見直し。個人情報を扱うエリアに外部から人を入れる際、来訪者に氏名等を記入して頂く必要があります。旧来のレイアウトでは執務エリアと共有エリアの明確な区別がありませんでした。エントランス会議室は共有スペースとし、私たちが日常業務を行う執務スペースへの出入りはセキュリティカードにより制限しました。更にサーバは社内でも限られた者にしか操作できないよう、サーバラックに入っています。サーバルームを作っても良かったのですが、そうすると部屋自体に施錠せねばならず、スペース確保の問題でこのような形を取ることになりました。
そして次に社内文書の見直し。こちらもこの機会に結構整理しました。「もしも」に備えて書類を大事にするのはいいですが、それを管理していくのは大変です。物の保管には継続的なコストがかかりますし…。外部倉庫利用の場合、保管料は明らかですが、事務所にある場合は不明瞭ですよね。でもその倉庫にしている事務所スペースを有効活用できれば、業務効率はもっと上がることでしょう。どこかで線引きをして、思い切って捨てるなり、外に出すことも大切。何も紙ベースの文書だけの話ではなく、データにも言えることだと思います。そして弊社は川崎に書類の専用倉庫を持っていますので、大いに活用しました。

b_i001.JPG ←エントランスを飾るクリスマスツリー
Wishing you merry and bright moments
                 in this joyous season

と、OMSはこんな感じで…、いえ、これ以上にオフィスに関するご相談に乗れると思います。小さなことでもお困りのことがあれば、気軽にお問合せください。
N.I (管理部)

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