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出戻りくんのひとりごと (3)

出戻りブログもこれが3回目。
若い衆(死語?)がOMSで売出し中の「eco☆ぽすと」(機密文書廃棄サービス)のことを熱く語ってくれているので、今回はおまかせテーマで気ままに書かせてもらえることに。(感謝!)


とはいえ、生真面目?な性格が災いしてやっぱり仕事がらみの話を。
昨今は経費節減が共通の課題。とりわけOMSの得意分野である「スペースコストの削減」についておもうままに。
リーマンショック以降、世界的経済不況のあおりで100年に一度とやらの大不況。
今年後半には少~し光が見えているという噂はあるけど、保証がある訳でもなく。
自助努力で削れるもの削らなければ・・・となるのは当然のこと。
私の主担当業務、機密文書の外部保管は、もともとがオフィスの「スペースコスト削減」を第一の目的とした事業。
地価コストの高い都心のオフィスに低活用文書を保存するのは不経済。
導入するだけで、大きなコストメリットが出ますよ。
というサービスなのですが、さらなる削減効果を生み出すのが・・・スリム化(減量)です。
ファイリングの基本中の基本、
「文書管理」の黄金比率とも言えるのが、5:2:3。
保有文書を見渡してみて、50%は廃棄、良く使う文書20%はオフィスで保管、あまり見ない文書30%は外部書庫等で保存するという意味合い。
そんなの、言われなくたって知ってるよ。という方もたくさんいらっしゃると思いますが、
実現できていればすごい効果がでているはずです。
特に廃棄については、文書が私物化されているとうまく進まない。
総務担当の方が、一生懸命クリーンキャンペーンを打っても、個人の脇机の中でガッチリ隔離(管理?)されている文書が多いと減量はほとんど期待出来ないとも言えるでしょう。
重複文書も大量にあるでしょうし。
そして、これがうまく出来ないと・・・オフィスにも外部倉庫にも書類が溢れることに。
もうひとつ。
OMSの文書管理コンテンツに「廃棄リスト」発行があります。
廃棄予定年月の前に、該当保存箱のリストを自動的にご送付し、廃棄の可否をご確認いただくサービスです。
ライフサイクルコントロール(リテンションスケジュール)に有効な手段なのですが、
実際にはこの「廃棄リスト」、OMS→総務ご担当→各部門(部課)の順で配布、各部門で廃棄の可否、延長を確認されていると思います。
で、よく耳にするのが「各部門からの未回答」
部門から回答が無いのに勝手に廃棄するわけにいかないし・・・で、廃棄出来ない。
結果、保有文書が減らない=増える一方。
これをうまくやっているお客様のお話を聞くと、
「もうすぐ保存期間満了です。廃棄していいですか?」ではなく、
「延長保存が必要な場合は○月○日までに上長承認の上、○○宛に申請してください。○月○日までに回答、申請の無いものは廃棄します」
というニュアンスで確認しているようです。
さらに強いケースでは「延長理由の明記」が義務づけられているケースも。
移管された文書の廃棄権限は文書主管部門にあるという、これもファイリングの原則。
保存期間が無意味になるとファイリングシステムは成り立たなくなるし。
ただ、そこまで徹底している会社はまだまだ少ないかもしれません。
この機会に是非、ルールの見直し&スリム化をおすすめいたします。
T.A(営業2部)

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