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文書保管CONDOCTOR
“使う”文書管理システムから、
“使える” 文書管理システムへ 。
オフィス内の情報を調査、分析、一元的な管理コンセプト立案まで
コンサルティングし、文書事務を効率化するシステム構築のご提案をいたします。
オフィスワークの物理的な問題解決を実現。
文書管理サービスを導入することで、オフィスの省スペース化や文書の保管・管理コストの削減、セキュリティの向上といった効果を得ることが出来ます。
01オフィスワークの物理的な問題解決を実現。
オフィス内の文書を整理することで、新たなスペースが生まれ、
増員や組織変更への対応、リフレッシュコーナーの新設といったことが可能になります。
オフィススペースの利用状況
一般的なオフィスのスペース利用状況は下図の通り。文書保管什器占有スペースが全体の約1/3を占めていることがわかります。
文書整理の目標値
下図のような割合で整理することが理想的であるといわれています。
導入後の効果
02文書の保管にお金をかけすぎていませんか？
活用頻度の低い文書をオフィス外へ保管することは、文書の検索性を高め、オフィスワークの効率化にも貢献します。
これまで活用頻度の低い文書に占められていたスペースが、オフィスの次の活力を生み出すスペースへと変貌します。
導入後の効果
03書類さがしに多大な人員と労力をかけていませんか？
文書の安全かつ効率的な運用管理を行うためには、文書庫などのスペース確保はもちろんのこと
それ相応の人員と労力を割かなければなりません。これらは長期間にわたり多額な固定経費を必要とします。
書類探しについやす人件費
ファイリングルールが確立していないオフィスでは、必要な書類の検索にムダな時間がかかったり、結局一日中探してもみつからないということもあります。この「書類さがし」の時間も大きなロスになります。
例えば、書類さがしに1日30分の時間を費やすとすると、年間200日としても、100時間はムダな時間を浪費していることになります。
ファイリングルールの策定・運用と専門書庫の導入により、文書の共有化を実現し、文書事務に関わる人件費を大幅に削減することが可能になります。
ペーパーワークコストの分析
オフィス内でのペーパーワークに費やすコストは下図のようになっており、人件費が全体の約7割を占めていることがわかります。
導入後の効果
04情報漏洩対策は万全ですか？
連日報じられている、個人情報や機密情報の漏洩事件。
これを犯した企業が被るマイナスは、コスト面、イメージ面ともに非常に大きいものとなります。
漏洩の原因
情報漏洩の多くは、ハッキングなどの外部要因ではなく、内部の人間による紛失・置き忘れ、盗難などに起因しています。
漏洩の経路
情報漏洩の経路は紙媒体が4割以上を占めています。
