株式会社オフィスマネジメントシステムは、
株式会社ダイワコーポレーション100%出資の会社です

情報を資産に変える。

過去と未来を信頼でつなぐ
文書保管CONDOCTOR

“使う”文書管理システムから、
“使える” 文書管理システムへ 。
オフィス内の情報を調査、分析、一元的な管理コンセプト立案まで
コンサルティングし、文書事務を効率化するシステム構築のご提案をいたします。

レコードマネジメント

オフィス内の情報を調査、分析、一元的な管理コンセプト立案までコンサルティングし、文書事務を効率化するシステム構築のご提案をいたします。

書類の保管

オフィスでは日々発生する紙文書により、スペースが侵食され、管理コスト・セキュリティの問題が発生します。

電子化サービス

電子化・スキャニングの目的企業の財産となる情報の活用において、文書ライフサイクル全体を通したマネジメントが不可欠になっています。

廃棄・リサイクル

廃棄書類は保存箱ごと溶解処理しますので、機密情報が洩れる心配はありません。溶解処理後、適切な方法でリサイクルいたします。

カタログ・帳票管理

カタログ・帳票類の保管、日本全国の支社・支店への発送業務まで、煩雑な作業を一手に請負います。

文書保管のメリット

オフィスワークの物理的な問題解決を実現。

文書管理サービスを導入することで、オフィスの省スペース化や文書の保管・管理コストの削減、セキュリティの向上といった効果を得ることが出来ます。

アイコン

オフィススペースの
有効活用

導入後の効果
・リフレッシュコーナーの新設
・社内コミュニケーションの活性化
・OAコーナーの集約
アイコン

オフィスの
スペースコスト削減

導入後の効果
30%
コスト削減
アイコン

人件費の削減

導入後の効果
・書類検索時間の大幅な短縮
・重複文書の回避
・文書の共有化によるナレッジ効果
・コアワークへの集中
アイコン

セキュリティレベルの向上

導入後の効果
・外部倉庫への物理的な隔離
・適切な廃棄ルートの確保
・セキュリティレベルUP!!

01オフィスワークの物理的な問題解決を実現。

オフィス内の文書を整理することで、新たなスペースが生まれ、
増員や組織変更への対応、リフレッシュコーナーの新設といったことが可能になります。

オフィススペースの利用状況

一般的なオフィスのスペース利用状況は下図の通り。文書保管什器占有スペースが全体の約1/3を占めていることがわかります。

スペースの利用状況

文書整理の目標値

下図のような割合で整理することが理想的であるといわれています。

整理目標

導入後の効果

リフレッシュコーナーの新設
社内コミュニケーションの活性化
OAコーナーの集約

02文書の保管にお金をかけすぎていませんか?

活用頻度の低い文書をオフィス外へ保管することは、文書の検索性を高め、オフィスワークの効率化にも貢献します。
これまで活用頻度の低い文書に占められていたスペースが、オフィスの次の活力を生み出すスペースへと変貌します。

導入前後
図面
導入前後
図面

導入後の効果

455,175導入前
331,506導入後
123,66930%コスト削減

03書類さがしに多大な人員と労力をかけていませんか?

文書の安全かつ効率的な運用管理を行うためには、文書庫などのスペース確保はもちろんのこと
それ相応の人員と労力を割かなければなりません。これらは長期間にわたり多額な固定経費を必要とします。

書類探しについやす人件費

無駄な人件費

ファイリングルールが確立していないオフィスでは、必要な書類の検索にムダな時間がかかったり、結局一日中探してもみつからないということもあります。この「書類さがし」の時間も大きなロスになります。
例えば、書類さがしに1日30分の時間を費やすとすると、年間200日としても、100時間はムダな時間を浪費していることになります。

ファイリングルールの策定・運用と専門書庫の導入により、文書の共有化を実現し、文書事務に関わる人件費を大幅に削減することが可能になります。

ペーパーワークコストの分析

オフィス内でのペーパーワークに費やすコストは下図のようになっており、人件費が全体の約7割を占めていることがわかります。

ペーパーワークコスト

導入後の効果

書類検索時間の大幅な短縮
重複文書の回避
文書の共有化によるナレッジ効果
コアワークへの集中

04情報漏洩対策は万全ですか?

連日報じられている、個人情報や機密情報の漏洩事件。
これを犯した企業が被るマイナスは、コスト面、イメージ面ともに非常に大きいものとなります。

漏洩の原因

情報漏洩の多くは、ハッキングなどの外部要因ではなく、内部の人間による紛失・置き忘れ、盗難などに起因しています。

漏洩原因割合

漏洩の経路

情報漏洩の経路は紙媒体が4割以上を占めています。

漏洩経路割合

導入後の効果

外部倉庫への物理的な隔離
適切な廃棄ルートの確保
セキュリティレベルUP!!